El REPS es el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud: la base de datos donde consta quién presta qué servicio y en qué sede. Inscribirse ahí es lo que lo habilita para prestar. Esta guía va sobre el trámite en sí; si lo que busca es qué requisitos debe cumplir, eso está en requisitos para habilitar un consultorio médico.
Antes de abrir la plataforma
La mitad de los problemas del trámite vienen de empezar sin tener esto decidido:
- Con qué figura va a prestar: profesional independiente o institución. Cambia los estándares y los documentos.
- La dirección exacta de la sede, tal como aparece en el certificado de uso del suelo. Corregirla después es más trabajo que buscarla ahora.
- El listado definitivo de servicios, con su modalidad y complejidad.
- La autoevaluación hecha, no pendiente.
Paso 1: la autoevaluación
Es la declaración, servicio por servicio, de que usted cumple los estándares aplicables. No es un trámite de relleno: es el documento que la Secretaría de Salud toma como base cuando va a verificar, y tiene que estar soportado con lo que usted realmente tiene.
Hágala antes de inscribirse y guárdela con sus soportes. Si al hacerla descubre que le falta algo, ese es exactamente el momento de descubrirlo.
Paso 2: la inscripción
Se hace ante la Secretaría de Salud de su departamento o distrito, por la plataforma del REPS. Ahí se registra el prestador, las sedes, los servicios y las capacidades instaladas.
Al terminar el procedimiento le asignan un código de habilitación. Ese código es el que lo identifica como prestador y el que le van a pedir después en todas partes: para facturar, para contratar y para reportar.
Paso 3: ya puede prestar
Esta es la parte que sorprende a mucha gente: no hay que esperar a que nadie venga a darle permiso. Con la inscripción hecha y el código asignado, usted puede ofertar y prestar el servicio.
La verificación viene después, dentro de los seis meses siguientes a la asignación del código. Es un sistema de declaración con control posterior, no de permiso previo.
Paso 4: las novedades
El registro no es un trámite de una vez. Cada vez que cambie algo hay que reportar la novedad:
- Abrir o cerrar una sede.
- Agregar o quitar un servicio.
- Cambiar de dirección.
- Cambiar la capacidad instalada.
Prestar un servicio que no está declarado es prestarlo sin habilitación, aunque usted esté inscrito para otros. Es de los hallazgos que más caro salen.
Errores que cuestan tiempo
- Declarar servicios «por si acaso». Cada uno es un estándar que hay que sostener y mostrar.
- Una dirección que no coincide con el uso del suelo o con la realidad.
- Autoevaluación copiada de otro prestador, que describe un consultorio que no es el suyo.
- No reportar novedades y seguir operando como si nada hubiera cambiado.
La parte empresarial
El REPS es sanitario; con qué empresa factura es otra cosa. Si va a crear una S.A.S., el objeto social y el código CIIU están explicados en esta guía, del sitio de nuestro fundador, que es una empresa del mismo grupo.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta inscribirse en el REPS?
La inscripción en sí no tiene un costo de tarifa. Lo que cuesta es cumplir los estándares que usted declara.
¿Puedo inscribir dos sedes con un solo código?
El prestador es uno y las sedes se registran cada una con sus servicios. Abrir una sede nueva es una novedad que hay que reportar.
¿Y si presto un servicio que olvidé declarar?
Repórtelo como novedad cuanto antes. Seguir prestándolo sin declararlo es prestar sin habilitación.